Vooreerst dient duidelijk gesteld dat winsten in VZW’s wettelijk niet mogen uitgekeerd worden. Aan de winst mag men wel een bestemming geven, dus kan men de winst van het boekjaar overdragen naar een bestemd fonds volgens de waarderingsregels die men hiervoor vastlegt (rekening 691).

Indien men geen bestemming geeft aan de winst van het boekjaar, zal men de winst gewoon overdragen naar een volgend boekjaar via het overgedragen resultaat (rekening 690).

Bij verlies van het boekjaar kan men ook onttrekken aan de voordien aangelegde bestemde fondsen (rekening 791) : dit kan los van de waarderingsregels gebeuren, of conform de waarderingsregels kan men opteren voor een terugname van de bestemde fondsen. Waar nodig, kan men de waarderingsregels inzake bestemde fondsen aanpassen.

Bij verlies kan en mag men ook onttrekken aan de vorige overgedragen resultaten (rekening 790) of onttrekken  aan de fondsen van de vereniging (rekening 792).

Een onttrekking aan de bestemde fondsen kan zich ook voordoen bij een winst van het boekjaar, wanneer conform de waarderingsregels men een terugname van het bestemde fonds moet boeken als de situatie waarvoor het bestemd fonds werd aangelegd, zich in dit boekjaar heeft voorgedaan.

Wanneer er positieve resultaten worden opgebouwd, kan de raad van bestuur er de voorkeur aan geven, vanuit een bepaalde risico analyse, om voor welomschreven doeleinden een bestemd fonds aan te leggen, bij voorkeur gebaseerd op objectieve waarderingsregels.

Rekeningen “bestemde fondsen” in het rekeningstelsel voor de VZW’s:

130            Fonds bestemd voor investeringen

131            Fonds bestemd voor sociaal passief

132            Andere bestemde fondsen

Deze fondsen worden dan ook meestal aangewend in de jaren dat de gebeurtenis waarvoor ze aangelegd zijn zich voordoet.

Dit houdt niet in dat deze fondsen dienen geblokkeerd of vastgelegd te worden op het actief, deze middelen blijven dus beschikbaar voor de werking van de VZW.

Men dient steeds het onderscheid indachtig te zijn tussen “bestemde fondsen” (rekeningen 13) en “voorzieningen” (rekeningen 16).

Voorbeelden:

Vb. 1 De raad van bestuur van een VZW merkt dat de komende jaren vrij moeilijk zullen worden (afhaken van sponsors, dalende giften, daling subsidies, …) en dat maatregelen ter inkrimping van het personeelsbestand misschien noodzakelijk zullen zijn.

Het “opzij zetten” van financiële middelen dringt zich op als maatregel van voorzichtig en verstandig beheer. De raad beslist om een fonds aan te leggen voor het dekken van een sociaal passief op basis van 5 % van de jaarlijkse inkomsten met een maximum van 50 % van de jaarlijkse loonkost (rekening 62 in de boekhouding).

De boeking wordt dan de volgende :

691   Overboeking op de bestemde fondsen

@     131   Eigen vermogen : fondsen bestemd voor sociaal passief

Vb. 2   Vanuit het werkingsoverschot heeft een VZW al een aantal jaren een bestemd fonds voor investeringen in didactisch materieel opgebouwd. Dit bestemd fonds bedraagt op heden reeds € 50.000. Er is echter slechts een bedrag aan investeringen voorzien van € 25.000 in dit boekjaar.

De aanschaffing van de investering wordt dan als volgt geboekt :

231   Didactisch materieel                                            25.000

@      44   Leveranciers                                                       25.000

Deze investering wordt dan verder afgeschreven in de boekhouding volgens een vast plan.

Op het moment van de bestemming van het resultaat wordt dan het volgende geboekt :

130100   Bestemd fonds didactisch materieel               25.000

@      791   Onttrekking aan de bestemde fondsen                                  25.000

Een saldo blijft dus beschikbaar bij de bestemde fondsen voor latere investeringen. Er is geen verplichting tot terugname.

Overgedragen winst (verlies) :

De waarderingsregels mogen bepalen dat de overgedragen winst van vorige boekjaren opnieuw in het boekjaar bestemd mag worden als een bestemd fonds.

Maar ook het formele engagement om tussen te komen in de verliezen van andere organisaties, bijvoorbeeld op basis van een overeenkomst, moet reeds geboekt worden in de betrokken VZW’s.

In de vereniging die ontvangt mag deze tussenkomst niet opgenomen worden in de resultaatsverwerking. De resultaatsverwerking mag enkel verliezen overdragen naar de volgende boekjaren of deze aanzuiveren via de onttrekking aan de bestemde fondsen of aan de permanente fondsen van de vereniging.

Deze tussenkomst dient door de ontvangende vereniging dus verwerkt te worden als een subsidie, ter herkapitalisatie zodat de verderzetting van de activiteiten mogelijk wordt gemaakt.

Indien de tussenkomst nog niet betaald is op balansdatum, boeken we in de ontvangende VZW het volgende (voorbeeld : € 10.000 tussenkomst) :

416 Diverse vorderingen 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Wanneer dit in speciën uitbetaald wordt in de loop van het boekjaar, boeken we het volgende :

55xx Zichtrekening 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Bij voorkeur wordt het bedrag en de achtergrond van deze betaling opgenomen in de toe-lichting bij de jaarrekening :

- eenmalig of recurrent ;
- voorwaardelijk of onvoorwaardelijk ;
- contractuele voorwaarden zo goed mogelijk kaderen.

Het lijkt ons ook aangewezen deze opbrengst steeds op een aparte rekening te boeken zodat een onderscheid wordt gemaakt met de gewone, reguliere schenkingen, legaten of subsidies.

Bij de koepelorganisatie die de som heeft uitbetaald, moet dan een volgende boeking gebeuren (de tussenkomst is in deze boekhouding uiteraard een kost) :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 55xx Zichtrekening 10.000

Indien nog niet betaald op het einde van het boekjaar, is de boeking de volgende :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 48xx Overige schulden 10.000

VZW’s die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren (dit zijn de zogenaamde ‘kleine’ VZW’s) dienen hun boekhoudkundige stukken (dagboek en verantwoordingsstukken) voortaan nog slechts 7 jaar te bewaren i.p.v. 10 jaar (KB 27/09/2009).

Dit geldt ook voor de ‘kleine’ stichtingen en internationale VZW’s.

Voor de ‘grote’ VZW’s, stichtingen en internationale VZW’s werd deze kortere bewaartermijn reeds opgenomen in de Wet van 17 juli 1975 m.b.t. de boekhouding van ondernemingen (Wetswijziging van 8/06/2008).