Private Stichting: boekhoudkundige verplichtingen
Voor wat betreft de omvang van de boekhoudkundige verplichtingen moet een onderscheid worden gemaakt tussen twee categorieën van private stichtingen: de kleine private stichtingen en de grote private stichtingen.
De kleine private stichtingen zijn deze die niet tot de grote stichtingen behoren.
De grote private stichtingen zijn deze die beantwoorden aan minstens twee van de volgende criteria:
- 5 werknemers;
- 250.000 euro aan ontvangsten;
- vermogen van 1.000.000 euro.
De zeer grote private stichtingen zijn deze die beantwoorden aan minstens twee van volgende criteria:
- 50 werknemers;
- 6.250.000 euro aan ontvangsten;
- vermogen van 3.125.000 euro.
a. Kleine private stichtingen
De kleine private stichtingen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, hierin moeten enkel inkomsten en uitgaven worden verantwoord. Deze vereenvoudigde boekhouding moet worden opgemaakt aan de hand van de modellen A, B en C die zijn opgenomen in het KB van 26 juni 2003.
De mutaties in contant geld of op rekeningen moeten worden bijgehouden in een ongesplitst dagboek overeenkomstig model A. Het origineel van dit dagboek moet gedurende 10 jaar worden bewaard. De verantwoordingsstukken moeten eveneens gedurende 10 jaar worden bewaard, maar deze termijn wordt ingekort tot 3 jaar indien ze niet tot bewijs ten aanzien van derden strekken. De termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van het dagboek.
De staat van ontvangsten en uitgaven wordt opgesteld overeenkomstig model B. Hierin vinden we voor het afgesloten boekjaar de aard en het bedrag van de ontvangsten en uitgaven terug. Compensaties tussen ontvangsten en uitgaven zijn verboden.
De toelichting wordt overeenkomstig model C opgemaakt. Deze bevat een samenvatting van de waarderingsregels en de aanpassingen hieraan, bijkomende inlichtingen bij de staat van ontvangsten en uitgaven, een genormaliseerd minimaal schema van de staat van het vermogen en een overzicht van de belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden vertaald.
De Wet op Verenigingen en Stichtingen bepaalt de inhoud van de jaarrekening van de kleine stichtingen niet. Zij zijn dus vrij in het opstellen van hun jaarrekening, al spreekt het vanzelf dat deze een waarheidsgetrouwe weergave moet bevatten van de financiële toestand, en dat de daarin opgenomen cijfers correct moeten zijn. De jaarrekening moet worden neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel.
b. Grote private stichtingen
De grote private stichtingen zijn verplicht een dubbele boekhouding te voeren naar analogie met de regels die ook gelden voor vennootschappen. Zij dienen dus hun jaarrekening neer te leggen bij de Nationale Bank binnen de dertig dagen na de goedkeuring van deze jaarrekening door de Raad van Bestuur. Samen met de jaarrekening moet een stuk worden neergelegd met de naam en de voornaam van de bestuurders.
c. Zeer grote private stichtingen
De zeer grote private stichtingen moeten aan dezelfde boekhoudkundige verplichtingen voldoen als de grote private stichtingen. Zij zijn daarenboven verplicht een commissaris aan te stellen. De naam en het verslag van de commissaris dienen ook te worden opgenomen in het stuk dat samen met de jaarrekening moet worden neergelegd.