Volgende bijzondere huurregimes zijn wettelijk voorzien naast de gemeenrechtelijke huur:
* de woninghuur (voor de huur van een gezinswoning)
* de handelshuur (voor de huur van een ruimte dienstig voor kleinhandel/ambacht)
* de landpacht (voor de verhuur aan een landbouwer voor de uitbating van zijn bedrijf)

Behalve wanneer uitdrukkelijk tussen partijen bedongen is in de overeenkomst tussen een verhuurder en een huurder-vzw, dat op de huur van het goed de regels van de handelshuur van toepassing zullen zijn, zal de huur feitelijk altijd onder het “gemeen recht” vallen. De redenen hiervan en vooreerst ook het belang van de kwalificatie worden hierna toegelicht.

Praktisch belang van de kwalificatie van de huur :

De kwalificatie van de huur als een “gemeenrechtelijke huur” of als een “handelshuur” kan voor de vzw-huurder en de verhuurder een groot verschil uitmaken, inzonderheid m.b.t. de duur van de overeenkomst.

Een huurder zal bij handelshuur namelijk kunnen verzoeken om de “huurhernieuwing” tussen de 15e en 18e maand die het einde van de duur van de handelshuur voorafgaat. De verhuurder kan enkel om een aantal redenen die in de wet limitatief zijn opgesomd, deze huurhernieuwing weigeren.

Deze mogelijkheid om “huurhernieuwing” te vragen, is niet voorzien bij de gemeenrechtelijke huur, zodat de vzw er in laatste geval rekening mee moet houden dat de kans reëel is dat na een overeengekomen termijn van vb. 9 jaar, de huur ook effectief een einde neemt.

Het praktische belang van de kwalificatie van de huur werd duidelijk in volgend geval:

Een vzw die een huurcontract voor 9 jaar had afgesloten met de gemeente om in het gehuurde goed sportactiviteiten te organiseren, heeft een cafetaria geopend in dit gehuurde gebouw, verbonden aan dit sportcomplex.

Rekening houdend met deze uitbating van een cafetaria, die in principe toegankelijk was voor iedereen, en waarvoor de vzw zich in regel had gesteld m.b.t. de vereiste vergunningen, betaling van taksen etc., was deze vzw van oordeel dat het huurcontract in wezen een handelshuur was. Zij vraagt daarom ook tijdig de huurhernieuwing aan bij de gemeente (nadat de gemeente gemeld heeft dat het contract zal eindigen op de contractueel voorziene datum, +/- 16 maanden later).

De gemeente betwist dat het hier gaat om een handelshuurcontract en zij krijgt gelijk voor de rechter.

Waarom is het ‘gemene recht’ van toepassing?

Volgende argumenten spelen mee, in het bijzonder ook in voormeld praktijkgeval, om te stellen dat er geen sprake is van een handelshuurovereenkomst  :

* Uit niets blijkt dat de partijen bij het afsluiten van de huurovereenkomst de intentie hadden om een handelshuurovereenkomst af te sluiten.

* Bij het afsluiten van de huurovereenkomst was er – in casu- nog geen sprake van een handelshuur. Er was enkel een gebouw, zonder cafetaria. En ook al is er na het afsluiten van de overeenkomst een “kleinhandelsbestemming” gegeven aan het gebouw (cafetaria), men kan niet éénzijdig de oorspronkelijke overeenkomst wijzigen. Enkel als de partijen uitdrukkelijk overeenkomen om het huurcontract te wijzigen omtrent de bestemming en de aard van de huurovereenkomst, kan de handelshuur van toepassing worden en kan hij de bescherming van de Handelshuurwet genieten.

* De uitbating van de bar naast de sportinfrastructuur is een bijkomende activiteit die feitelijk enkel dient als middel om de kosten te dekken die worden gemaakt bij de realisatie van het belangeloos hoofddoel van de vzw (sport promoten bij een zo groot mogelijk publiek door de organisatie van sportieve activiteiten). In principe is de Handelshuurwetgeving –tenzij men ze uitdrukkelijk conventioneel van toepassing verklaart- enkel van toepassing wanneer het gehuurde goed hoofdzakelijk bestemd is tot het drijven van kleinhandel. Dit is voor een (geldige) vzw niet aan de orde.

Besluit:

Wanneer de vzw een eigendom wil huren voor lange termijn, is het  aangewezen rekening te houden met de aard van het huurcontract. Gezien het belangeloos doel van de vzw, met mogelijks een handelsactiviteit in ondergeschikte orde, zal de huur in wezen altijd een ‘gemeenrechtelijke huur’ zijn.

Niets belet evenwel dat partijen uitdrukkelijk overeenkomen om de regels van de handelshuur toepasselijk te verklaren met de voordelen die dit voor de huurder-vzw kan bieden, bij aanvang of tijdens de duur van de overeenkomst.

In het bijzonder wordt de correcte toepassing van de regels inzake BTW grondig bekeken, heel wat vzw’s lijken zich namelijk niet bewust van de geldende fiscale regels.

Enkele aandachtspunten.

Wat betreft de inkomstenbelasting is een vzw in principe onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. In de praktijk komt het er echter vaak op neer dat deze geen inkomstenbelastingen dient te betalen, aangezien maar weinig inkomsten belast worden in de rechtspersonenbelasting.

Opdat een vzw onderworpen kan blijven aan de rechtspersonenbelasting, mag de vzw geen onderneming exploiteren of zich niet bezig houden met verrichtingen van winstgevende aard. Door de verstrengde controles wil de fiscus nagaan of de vzw toch geen winstgevende activiteiten uitoefent waardoor zij de vzw kunnen onderwerpen aan de vennootschapsbelasting.

Maar zoals gesteld worden vzw’s vooral strenger gecontroleerd op het vlak van BTW. Wanneer een vzw geen leveringen van goederen of diensten onder bezwarende titel verricht, heeft zij niet de hoedanigheid van btw-belastingplichtige en dient zij niet over een btw-nummer te beschikken. Van zodra een vzw op geregelde wijze handelingen onder bezwarende titel stelt, is zij wel btw-belastingplichtige en dient zij wel een btw-nummer aan te vragen.

De vzw zal dan ook btw-aangiftes moeten indienen en de btw betalen die zij in rekening heeft gebracht aan haar leden en/of klanten. De vzw mag daarentegen, de btw in aftrek brengen op de aan haar aangeleverde goederen en diensten. Als het jaarlijks omzetcijfer van de vzw niet meer bedraagt dan 5.600 euro, kan de vzw van een bijzondere regeling genieten, namelijk de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Door deze regeling dient de vzw haar handelingen niet te onderwerpen aan btw en is zij ontheven van de meeste verplichtingen die aan btw-belastingplichtigen zijn opgelegd. Verder is er nog voorzien in een aantal vrijstellingen waarop we nu niet ingaan.

Net doordat vzw’s zich vaak niet aan de regels houden en de verschuldigde btw niet aangeven en/of betalen, zijn er verstrengde controles ontstaan. Deze controles hebben voor de overheid immmers onmiddellijk financieel resultaat.

Het kan dus niet genoeg worden onderstreept dat ook vzw’s zich uit voorzorg best op een professionele manier laten adviseren. Een gewaarschuwde vzw …

In de praktijk kunnen zich namelijk veel verschillende situaties voordoen, zodat het belangrijk is om de schenking en legaat in de feiten te ontleden, vooraleer dit in de boekhouding op te nemen.

Sommige schenkingen en legaten dienen namelijk niet opgenomen te worden in de boekhouding, andere duidelijk wel.

Wanneer de geschonken goederen gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW nemen we deze op in de boekhouding op het moment van de verkrijging, denk bijvoorbeeld aan een school die goederen krijgt ter ondersteuning van haar pedagogisch project. Het kan gaan over een eigendomsoverdracht of een ter beschikkingstelling. In het laatste geval wordt deze terbeschikkingstelling maar in de boekhouding opgenomen indien dit goed wordt uitgebaat tegen betaling.

Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit worden enkel geboekt als ze bestemd zijn tot realisatie. Bijvoorbeeld gratis vaten bij een opendeurdag in een school worden niet geboekt, als deze echter geld opbrengen moeten ze geboekt worden bij het moment van realisatie of inventarisatie.

Diensten die vrijwillig en gratis gepresteerd worden, moeten ook niet geboekt worden, tenzij deze bestemd zijn om te worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld vrijwilligers organiseren mee de opendeur dag van de school, dit wordt niet geboekt omdat hier ook geen inkomsten tegenover staan.

Daarnaast zal zich ook ongetwijfeld de vraag stellen hoe deze geschonken goederen (of diensten) dan moeten gewaardeerd worden in de boekhouding van de VZW. Hier ontmoeten we een duidelijke toepassing van “value accounting”. Goederen die men verkrijgt voor zijn kernactiviteit, worden in de boekhouding opgenomen aan de marktwaarde of gebruikswaarde. De goederen die men gratis ter beschikking krijgt voor de kernactiviteit worden eveneens geboekt aan marktwaarde of gebruikswaarde.

Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW worden enkel geboekt indien deze worden gerealiseerd, dus worden deze best opgenomen voor de vermoedelijke realisatiewaarde. Hetzelfde geldt voor de gratis diensten, bestemd om gerealiseerd te worden, ook deze kunnen geboekt worden aan de vermoedelijke realisatiewaarde.

Volgende rekeningen worden voorzien in het minimum algemeen geldend rekeningstelstel voor de boekhouding van VZW’s :

1011                        Permanente financiering ontvangen in contanten

1012                        Permanente financiering ontvangen in natura

151                           Kapitaalsubsidies ontvangen in contanten

152                          Kapitaalsubsidies ontvangen in natura

732                         Schenkingen zonder terugnemingsrecht (+/-)

733                         Schenkingen met terugnemingsrecht (+/-)

734                         Legaten zonder terugnemingsrecht (+/-)

735                         Legaten met terugnemingsrecht (+/-)

736                         Kapitaal- en intrestsubsidie

6431                       Schenkingen met terugnemingsrecht

6432                      Schenkingen zonder terugnemingsrecht

168                        Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht

6380                     Toevoeging aan de voorziening

6381                      Besteding en terugneming van de voorziening

Het gebruik van deze rekeningen is zeker niet vrijblijvend. De verkrijging van een goed kan dus via verschillende rekeningen worden tegengeboekt, elk met hun eigen karakteristieken :

101 Permanente financiering : deze rekening kan gebruikt worden wanneer het gaat over een substantiële uitbreiding van de activiteit van de VZW, en het goed (of de middelen) bestemd zijn om duurzaam bij te dragen tot de activiteit van de VZW

15 Kapitaalsubsidies : deze rekening is veel ruimer dan in de klassieke ondernemingsboekhouding. Dit kan gaan zowel over een overheidsorganisme of een niet-overheids-organisme zoals een stichting, onderneming, enz … Het gaat hier dus niet over een substantiële uitbreiding van de activiteit, voor de verwerving van een goed.

73 Opbrengstenrekening : wordt gebruikt wanneer het gaat over de courante werking.

Wij raden aan, bij twijfel, hieromtrent duidelijke criteria op te nemen in de waarderingsregels van de VZW.

De raad van bestuur maakt samen met de jaarrekening ook steeds een begroting op voor het komende boekjaar.

Beide documenten moeten in ontwerp ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar (artikel 17, § 1 Wet op de Verenigingen en Stichtingen).

De uiterste datum mag ook vroeger, zelfs voor de start van het werkjaar (Parl.Vr. S., Vercamer 14/07/2009). Soms leggen bepaalde decretale verplichtingen ook vroegere data op.

De begroting wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden en kan haar niet afgenomen worden.

Er is geen verplichting, tenzij anders bepaald in de statuten, dat de begroting en de jaarrekening goedgekeurd wordt in dezelfde algemene ledenvergadering. .

De Wet op de Verenigingen en Stichtingen bepaalt niet wat de begroting moet omvatten en hoe die moet opgemaakt worden. Minstens dient deze een getrouw beeld te geven van het verwachte beleid en de daarin voorziene uitgaven voor het komende boekjaar. Bij voorkeur wordt de begroting opgesteld als een ontwerp van jaarrekening.

De begroting dient niet nagezien te worden door de commissaris, en deze dient daar ook geen verslag over op te maken.

In de begroting worden dus de financiële grenzen vastgelegd waaraan de raad van bestuur zich moet houden, deze beperking moet echter niet te strikt worden toegepast :

- onvoorziene uitgaven kunnen niet geweigerd worden, enkel en alleen omdat deze niet opgenomen zijn in de begroting;

- uiteraard zal de raad van bestuur bij voorkeur een algemene ledenvergadering bijeenroepen voor belangrijke afwijkingen op de begroting, zodat een begrotings-wijziging kan worden goedgekeurd, bijvoorbeeld bij een belangrijke investering of lening;

- de raad van bestuur is ook aansprakelijk voor de betaling van uitgaven die wettelijk of contractueel verplicht zijn. De niet-opname van deze uitgaven in de begroting is geen reden voor niet-betaling.

Derden die toevallig kennis zouden krijgen van deze begroting, kunnen daar geen rechten uit putten, de begroting is een eenzijdig document, en kan voor hen geen contractuele waarde hebben.

In een notendop worden hierna enkele wettelijke regels, verband houdend met de organisatie van een algemene vergadering van leden, aangehaald.

Daarnaast wordt even stilgestaan bij de vraag of, en in welke zin en mate, men statutair kan afwijken van de bepalingen ter zake opgenomen in de VZW-wet of haar uitvoeringsbesluiten.

Wanneer we hierna spreken over “leden”, gaat het  om  “effectieve leden” of “werkende leden” van een vereniging, en niet om toegetreden leden.

1. Recht om de algemene vergadering samen te roepen:

- Wet: de raad van bestuur is het orgaan dat wettelijk gezien gelast is met de bijeenroeping van de algemene vergadering van leden.

Als minstens één/vijfde van de leden aan de raad van bestuur verzoekt om een algemene vergadering te houden, is deze raad van bestuur gehouden om een algemene vergadering te houden.

- Statuten: de statuten kunnen dit recht van de leden uitbreiden en vb. stellen dat de raad ook al gehouden is om een algemene vergadering bijeen te roepen zodra één/tiende van de leden hierom verzoekt. Een beknotting van dit recht van de leden, door een groter aantal verzoekende leden te eisen, is niet mogelijk.

2. Agenda van de algemene vergadering

- Wet: de raad van bestuur nodigt de leden minstens 8 kalenderdagen voor de algemene vergadering uit om daartoe aanwezig te zijn. Daarbij wordt de agenda van de vergadering gevoegd bij de oproepingsbrief. De raad van bestuur is verplicht om ook in de agenda op te nemen:  elk voorstel dat is ingediend door minstens 1/20ste van het aantal leden dat voorkomt in het ledenregister.

Wanneer de oproepingsbrieven met de agenda al door de raad van bestuur is bezorgd aan alle leden, staat niets in de weg dat 1/20 van de op dat moment effectieve leden nog verzoeken om vooraleer de vergadering plaatsvindt een agendapunt toe te voegen. Feitelijk gezien zal de voorzitter dan bij aanvang van de vergadering het extra agendapunt aankondigen. Eventueel kan de raad van bestuur de bijkomende punten nog via mailverkeer meedelen aan alle leden vooraleer de algemene vergadering een aanvang neemt.

Nieuwe punten op de agenda laten brengen tijdens de beraadslaging over de aangekondigde agenda kan niet, tenzij de statuten dit anders voorzien.

- Statuten: deze kunnen een versoepeling voorzien m.b.t. de vermelding van bijkomende agendapunten, in voordeel van de leden, en vb. stellen dat bij verzoek van 1/30e van de leden tot opname van een agendapunt, de raad van bestuur dit agendapunt dient op te nemen voor de algemene vergadering. De drempel verhogen, door te stellen dat het verzoek moet uitgaan van 1/5e van de leden is niet toegelaten.

De statuten kunnen verder ook een zekere versoepeling voorzien ivm de bespreking van nieuwe agenapunten waartoe verzocht wordt  tijdens het houden van de algemene vergadering, voorbeeld door dit toe te laten wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en allen of een bepaald percentage instemt met de bespreking van een nieuw agendapunt.

3. Stemrecht

- Wet : de wet voorziet een gelijk stemrecht op de algemene vergadering voor elk effectief lid.

- Statuten: van dit wettelijk principe kunnen de statuten in uiteenlopende zin afwijken, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een uitgebreider stemrecht aan de oprichters van de vzw, toekenning van een vetorecht, verbod van stemming ingeval van tegenstrijdigheid van belangen, etc…

4. Volmacht

- Wet: een lid kan zich op de algemene vergadering steeds laten vertegenwoordigen bij volmacht door een ander lid van de vzw. De gekozen lasthebber kan in principe voor meerdere personen als gevolmachtigde optreden.

- Statuten: deze kunnen dit recht van het verlenen van een volmacht uitbreiden naar een volmacht die mag worden gegeven aan derden, niet-leden. Zij kunnen ook voorzien dat een lid maar 1 x volmachthouder mag zijn voor een ander lid.

Geenszins kunnen de statuten raken aan het recht zelf om een volmacht te geven voor een welbepaalde algemene vergadering.

5. Inzagerecht.

- Wet: de leden hebben het recht om onder meer de notulen van de algemene vergadering, notulen van de raad van bestuur, boekhoudkundige stukken,… in te zien op de zetel van de vzw. Zij dienen daartoe een verzoek in te dienen bij de raad van bestuur met wie een datum en een uur wordt afgesproken.

- Statuten: de statuten kunnen nadere regels bepalen ter zake de organisatie van het inzagerecht (welbepaalde tijdstippen, voorafgaandelijke aanduiding welke stukken men wil inzien,… ).

De algemene vergadering dient zich ook uit te spreken over de aan de bestuurders te verlenen kwijting.

De oproeping voor deze ‘jaarvergadering’ moet 8 kalenderdagen vóór de vergadering worden toegestuurd aan de leden. In principe dienen enkel de werkende leden te worden opgeroepen. De statuten kunnen evenwel voorzien dat ook toegetreden leden dienen te worden opgeroepen.

Sinds de wetswijziging van 6/05/2009 kan de oproeping perfect via mail gebeuren. Wanneer evenwel de  statuten van de VZW nog verwijzen naar een ‘oproepingsbrief’ dan zal er nog steeds een oproeping per brief moeten gebeuren. De oproeping bevat de agenda. Tevens is het aangewezen het ontwerp van jaarrekening en begroting te voegen.

Leden die ten minste 1/20^ste van de werkelijke leden vormen kunnen vragen dat agendapunten worden gevoegd.

Naast de goedkeuring van de jaarrekening dient ook de begroting voor het volgende jaar te worden goedgekeurd. Indien de jaarvergadering pas tegen het verstrijken van de 6° maand bijeengeroepen wordt, wordt de begroting goedgekeurd op een moment dat reeds een groot deel van het boekjaar is verlopen en zodoende een groot aantal uitgaven reeds gemaakt.

Om dit te ondervangen (mede vanuit het principe van ‘behoorlijk bestuur’) kan statutair voorzien in 2 algemene vergaderingen : één voor de goedkeuring van de jaarrekening (binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar) en één voor de goedkeuring van de begroting (die vb. bij het begin van elk boekjaar georganiseerd wordt)

Vooreerst dient duidelijk gesteld dat winsten in VZW’s wettelijk niet mogen uitgekeerd worden. Aan de winst mag men wel een bestemming geven, dus kan men de winst van het boekjaar overdragen naar een bestemd fonds volgens de waarderingsregels die men hiervoor vastlegt (rekening 691).

Indien men geen bestemming geeft aan de winst van het boekjaar, zal men de winst gewoon overdragen naar een volgend boekjaar via het overgedragen resultaat (rekening 690).

Bij verlies van het boekjaar kan men ook onttrekken aan de voordien aangelegde bestemde fondsen (rekening 791) : dit kan los van de waarderingsregels gebeuren, of conform de waarderingsregels kan men opteren voor een terugname van de bestemde fondsen. Waar nodig, kan men de waarderingsregels inzake bestemde fondsen aanpassen.

Bij verlies kan en mag men ook onttrekken aan de vorige overgedragen resultaten (rekening 790) of onttrekken  aan de fondsen van de vereniging (rekening 792).

Een onttrekking aan de bestemde fondsen kan zich ook voordoen bij een winst van het boekjaar, wanneer conform de waarderingsregels men een terugname van het bestemde fonds moet boeken als de situatie waarvoor het bestemd fonds werd aangelegd, zich in dit boekjaar heeft voorgedaan.

Wanneer er positieve resultaten worden opgebouwd, kan de raad van bestuur er de voorkeur aan geven, vanuit een bepaalde risico analyse, om voor welomschreven doeleinden een bestemd fonds aan te leggen, bij voorkeur gebaseerd op objectieve waarderingsregels.

Rekeningen “bestemde fondsen” in het rekeningstelsel voor de VZW’s:

130            Fonds bestemd voor investeringen

131            Fonds bestemd voor sociaal passief

132            Andere bestemde fondsen

Deze fondsen worden dan ook meestal aangewend in de jaren dat de gebeurtenis waarvoor ze aangelegd zijn zich voordoet.

Dit houdt niet in dat deze fondsen dienen geblokkeerd of vastgelegd te worden op het actief, deze middelen blijven dus beschikbaar voor de werking van de VZW.

Men dient steeds het onderscheid indachtig te zijn tussen “bestemde fondsen” (rekeningen 13) en “voorzieningen” (rekeningen 16).

Voorbeelden:

Vb. 1 De raad van bestuur van een VZW merkt dat de komende jaren vrij moeilijk zullen worden (afhaken van sponsors, dalende giften, daling subsidies, …) en dat maatregelen ter inkrimping van het personeelsbestand misschien noodzakelijk zullen zijn.

Het “opzij zetten” van financiële middelen dringt zich op als maatregel van voorzichtig en verstandig beheer. De raad beslist om een fonds aan te leggen voor het dekken van een sociaal passief op basis van 5 % van de jaarlijkse inkomsten met een maximum van 50 % van de jaarlijkse loonkost (rekening 62 in de boekhouding).

De boeking wordt dan de volgende :

691   Overboeking op de bestemde fondsen

@     131   Eigen vermogen : fondsen bestemd voor sociaal passief

Vb. 2   Vanuit het werkingsoverschot heeft een VZW al een aantal jaren een bestemd fonds voor investeringen in didactisch materieel opgebouwd. Dit bestemd fonds bedraagt op heden reeds € 50.000. Er is echter slechts een bedrag aan investeringen voorzien van € 25.000 in dit boekjaar.

De aanschaffing van de investering wordt dan als volgt geboekt :

231   Didactisch materieel                                            25.000

@      44   Leveranciers                                                       25.000

Deze investering wordt dan verder afgeschreven in de boekhouding volgens een vast plan.

Op het moment van de bestemming van het resultaat wordt dan het volgende geboekt :

130100   Bestemd fonds didactisch materieel               25.000

@      791   Onttrekking aan de bestemde fondsen                                  25.000

Een saldo blijft dus beschikbaar bij de bestemde fondsen voor latere investeringen. Er is geen verplichting tot terugname.

Overgedragen winst (verlies) :

De waarderingsregels mogen bepalen dat de overgedragen winst van vorige boekjaren opnieuw in het boekjaar bestemd mag worden als een bestemd fonds.

Maar ook het formele engagement om tussen te komen in de verliezen van andere organisaties, bijvoorbeeld op basis van een overeenkomst, moet reeds geboekt worden in de betrokken VZW’s.

In de vereniging die ontvangt mag deze tussenkomst niet opgenomen worden in de resultaatsverwerking. De resultaatsverwerking mag enkel verliezen overdragen naar de volgende boekjaren of deze aanzuiveren via de onttrekking aan de bestemde fondsen of aan de permanente fondsen van de vereniging.

Deze tussenkomst dient door de ontvangende vereniging dus verwerkt te worden als een subsidie, ter herkapitalisatie zodat de verderzetting van de activiteiten mogelijk wordt gemaakt.

Indien de tussenkomst nog niet betaald is op balansdatum, boeken we in de ontvangende VZW het volgende (voorbeeld : € 10.000 tussenkomst) :

416 Diverse vorderingen 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Wanneer dit in speciën uitbetaald wordt in de loop van het boekjaar, boeken we het volgende :

55xx Zichtrekening 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Bij voorkeur wordt het bedrag en de achtergrond van deze betaling opgenomen in de toe-lichting bij de jaarrekening :

- eenmalig of recurrent ;
- voorwaardelijk of onvoorwaardelijk ;
- contractuele voorwaarden zo goed mogelijk kaderen.

Het lijkt ons ook aangewezen deze opbrengst steeds op een aparte rekening te boeken zodat een onderscheid wordt gemaakt met de gewone, reguliere schenkingen, legaten of subsidies.

Bij de koepelorganisatie die de som heeft uitbetaald, moet dan een volgende boeking gebeuren (de tussenkomst is in deze boekhouding uiteraard een kost) :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 55xx Zichtrekening 10.000

Indien nog niet betaald op het einde van het boekjaar, is de boeking de volgende :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 48xx Overige schulden 10.000

Wanneer een sportvereniging (meer bepaald voetbal, volleybal, basketbal, hockey en handbal) kiest voor de forfaitaire onkostenvergoeding, wordt zij geconfronteerd met twee regelingen die verschillende maxima oplegden. Tot voor kort heerste totale onduidelijkheid welke regeling toegepast diende te worden: de algemene regeling of de voor deze ploegsporten specifieke regeling (met in de meeste gevallen lagere maxima dan in de algemene regeling)?

De administratie heeft licht in de duisternis gebracht door in haar circulaire van 6 januari 2010 (AOIF nr. 2/2010) een duidelijk standpunt in te nemen.

De regel is dat de algemene regeling (maximum 30,22 euro per dag en maximum 1.208,72 euro per jaar) niet geldt indien er een andere specifieke fiscale regeling bestaat.

De administratie verduidelijkt nu evenwel dat deze regel in het voordeel van de vrijwilliger moet worden geïnterpreteerd. In concreto betekent dit dat een vrijwilliger de algemene regeling mag toepassen, zelfs wanneer een specieke regeling bestaat, indien deze algemene regeling voor hem voordeliger is.

De vrijwilliger dient wel degelijk de keuze te maken en kan dus niet de algemene regeling combineren met de specifieke regeling.

Hij is bovendien gebonden door zijn keuze voor dezelfde activiteit gedurende dezelfde belastbare periode. Dit betekent dat hij voor zijn activiteiten in de voetbalvereniging wel een andere regeling kan kiezen dan voor zijn activiteiten in de basketbalvereniging.

Belangrijk is dat de keuze individueel door de vrijwilliger kan worden gemaakt en dat de vereniging dus niet voor alle vrijwilligers dezelfde regeling dient toe te passen.