Volgende bijzondere huurregimes zijn wettelijk voorzien naast de gemeenrechtelijke huur:
* de woninghuur (voor de huur van een gezinswoning)
* de handelshuur (voor de huur van een ruimte dienstig voor kleinhandel/ambacht)
* de landpacht (voor de verhuur aan een landbouwer voor de uitbating van zijn bedrijf)

Behalve wanneer uitdrukkelijk tussen partijen bedongen is in de overeenkomst tussen een verhuurder en een huurder-vzw, dat op de huur van het goed de regels van de handelshuur van toepassing zullen zijn, zal de huur feitelijk altijd onder het “gemeen recht” vallen. De redenen hiervan en vooreerst ook het belang van de kwalificatie worden hierna toegelicht.

Praktisch belang van de kwalificatie van de huur :

De kwalificatie van de huur als een “gemeenrechtelijke huur” of als een “handelshuur” kan voor de vzw-huurder en de verhuurder een groot verschil uitmaken, inzonderheid m.b.t. de duur van de overeenkomst.

Een huurder zal bij handelshuur namelijk kunnen verzoeken om de “huurhernieuwing” tussen de 15e en 18e maand die het einde van de duur van de handelshuur voorafgaat. De verhuurder kan enkel om een aantal redenen die in de wet limitatief zijn opgesomd, deze huurhernieuwing weigeren.

Deze mogelijkheid om “huurhernieuwing” te vragen, is niet voorzien bij de gemeenrechtelijke huur, zodat de vzw er in laatste geval rekening mee moet houden dat de kans reëel is dat na een overeengekomen termijn van vb. 9 jaar, de huur ook effectief een einde neemt.

Het praktische belang van de kwalificatie van de huur werd duidelijk in volgend geval:

Een vzw die een huurcontract voor 9 jaar had afgesloten met de gemeente om in het gehuurde goed sportactiviteiten te organiseren, heeft een cafetaria geopend in dit gehuurde gebouw, verbonden aan dit sportcomplex.

Rekening houdend met deze uitbating van een cafetaria, die in principe toegankelijk was voor iedereen, en waarvoor de vzw zich in regel had gesteld m.b.t. de vereiste vergunningen, betaling van taksen etc., was deze vzw van oordeel dat het huurcontract in wezen een handelshuur was. Zij vraagt daarom ook tijdig de huurhernieuwing aan bij de gemeente (nadat de gemeente gemeld heeft dat het contract zal eindigen op de contractueel voorziene datum, +/- 16 maanden later).

De gemeente betwist dat het hier gaat om een handelshuurcontract en zij krijgt gelijk voor de rechter.

Waarom is het ‘gemene recht’ van toepassing?

Volgende argumenten spelen mee, in het bijzonder ook in voormeld praktijkgeval, om te stellen dat er geen sprake is van een handelshuurovereenkomst  :

* Uit niets blijkt dat de partijen bij het afsluiten van de huurovereenkomst de intentie hadden om een handelshuurovereenkomst af te sluiten.

* Bij het afsluiten van de huurovereenkomst was er – in casu- nog geen sprake van een handelshuur. Er was enkel een gebouw, zonder cafetaria. En ook al is er na het afsluiten van de overeenkomst een “kleinhandelsbestemming” gegeven aan het gebouw (cafetaria), men kan niet éénzijdig de oorspronkelijke overeenkomst wijzigen. Enkel als de partijen uitdrukkelijk overeenkomen om het huurcontract te wijzigen omtrent de bestemming en de aard van de huurovereenkomst, kan de handelshuur van toepassing worden en kan hij de bescherming van de Handelshuurwet genieten.

* De uitbating van de bar naast de sportinfrastructuur is een bijkomende activiteit die feitelijk enkel dient als middel om de kosten te dekken die worden gemaakt bij de realisatie van het belangeloos hoofddoel van de vzw (sport promoten bij een zo groot mogelijk publiek door de organisatie van sportieve activiteiten). In principe is de Handelshuurwetgeving –tenzij men ze uitdrukkelijk conventioneel van toepassing verklaart- enkel van toepassing wanneer het gehuurde goed hoofdzakelijk bestemd is tot het drijven van kleinhandel. Dit is voor een (geldige) vzw niet aan de orde.

Besluit:

Wanneer de vzw een eigendom wil huren voor lange termijn, is het  aangewezen rekening te houden met de aard van het huurcontract. Gezien het belangeloos doel van de vzw, met mogelijks een handelsactiviteit in ondergeschikte orde, zal de huur in wezen altijd een ‘gemeenrechtelijke huur’ zijn.

Niets belet evenwel dat partijen uitdrukkelijk overeenkomen om de regels van de handelshuur toepasselijk te verklaren met de voordelen die dit voor de huurder-vzw kan bieden, bij aanvang of tijdens de duur van de overeenkomst.

De raad van bestuur maakt samen met de jaarrekening ook steeds een begroting op voor het komende boekjaar.

Beide documenten moeten in ontwerp ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar (artikel 17, § 1 Wet op de Verenigingen en Stichtingen).

De uiterste datum mag ook vroeger, zelfs voor de start van het werkjaar (Parl.Vr. S., Vercamer 14/07/2009). Soms leggen bepaalde decretale verplichtingen ook vroegere data op.

De begroting wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden en kan haar niet afgenomen worden.

Er is geen verplichting, tenzij anders bepaald in de statuten, dat de begroting en de jaarrekening goedgekeurd wordt in dezelfde algemene ledenvergadering. .

De Wet op de Verenigingen en Stichtingen bepaalt niet wat de begroting moet omvatten en hoe die moet opgemaakt worden. Minstens dient deze een getrouw beeld te geven van het verwachte beleid en de daarin voorziene uitgaven voor het komende boekjaar. Bij voorkeur wordt de begroting opgesteld als een ontwerp van jaarrekening.

De begroting dient niet nagezien te worden door de commissaris, en deze dient daar ook geen verslag over op te maken.

In de begroting worden dus de financiële grenzen vastgelegd waaraan de raad van bestuur zich moet houden, deze beperking moet echter niet te strikt worden toegepast :

- onvoorziene uitgaven kunnen niet geweigerd worden, enkel en alleen omdat deze niet opgenomen zijn in de begroting;

- uiteraard zal de raad van bestuur bij voorkeur een algemene ledenvergadering bijeenroepen voor belangrijke afwijkingen op de begroting, zodat een begrotings-wijziging kan worden goedgekeurd, bijvoorbeeld bij een belangrijke investering of lening;

- de raad van bestuur is ook aansprakelijk voor de betaling van uitgaven die wettelijk of contractueel verplicht zijn. De niet-opname van deze uitgaven in de begroting is geen reden voor niet-betaling.

Derden die toevallig kennis zouden krijgen van deze begroting, kunnen daar geen rechten uit putten, de begroting is een eenzijdig document, en kan voor hen geen contractuele waarde hebben.

In een notendop worden hierna enkele wettelijke regels, verband houdend met de organisatie van een algemene vergadering van leden, aangehaald.

Daarnaast wordt even stilgestaan bij de vraag of, en in welke zin en mate, men statutair kan afwijken van de bepalingen ter zake opgenomen in de VZW-wet of haar uitvoeringsbesluiten.

Wanneer we hierna spreken over “leden”, gaat het  om  “effectieve leden” of “werkende leden” van een vereniging, en niet om toegetreden leden.

1. Recht om de algemene vergadering samen te roepen:

- Wet: de raad van bestuur is het orgaan dat wettelijk gezien gelast is met de bijeenroeping van de algemene vergadering van leden.

Als minstens één/vijfde van de leden aan de raad van bestuur verzoekt om een algemene vergadering te houden, is deze raad van bestuur gehouden om een algemene vergadering te houden.

- Statuten: de statuten kunnen dit recht van de leden uitbreiden en vb. stellen dat de raad ook al gehouden is om een algemene vergadering bijeen te roepen zodra één/tiende van de leden hierom verzoekt. Een beknotting van dit recht van de leden, door een groter aantal verzoekende leden te eisen, is niet mogelijk.

2. Agenda van de algemene vergadering

- Wet: de raad van bestuur nodigt de leden minstens 8 kalenderdagen voor de algemene vergadering uit om daartoe aanwezig te zijn. Daarbij wordt de agenda van de vergadering gevoegd bij de oproepingsbrief. De raad van bestuur is verplicht om ook in de agenda op te nemen:  elk voorstel dat is ingediend door minstens 1/20ste van het aantal leden dat voorkomt in het ledenregister.

Wanneer de oproepingsbrieven met de agenda al door de raad van bestuur is bezorgd aan alle leden, staat niets in de weg dat 1/20 van de op dat moment effectieve leden nog verzoeken om vooraleer de vergadering plaatsvindt een agendapunt toe te voegen. Feitelijk gezien zal de voorzitter dan bij aanvang van de vergadering het extra agendapunt aankondigen. Eventueel kan de raad van bestuur de bijkomende punten nog via mailverkeer meedelen aan alle leden vooraleer de algemene vergadering een aanvang neemt.

Nieuwe punten op de agenda laten brengen tijdens de beraadslaging over de aangekondigde agenda kan niet, tenzij de statuten dit anders voorzien.

- Statuten: deze kunnen een versoepeling voorzien m.b.t. de vermelding van bijkomende agendapunten, in voordeel van de leden, en vb. stellen dat bij verzoek van 1/30e van de leden tot opname van een agendapunt, de raad van bestuur dit agendapunt dient op te nemen voor de algemene vergadering. De drempel verhogen, door te stellen dat het verzoek moet uitgaan van 1/5e van de leden is niet toegelaten.

De statuten kunnen verder ook een zekere versoepeling voorzien ivm de bespreking van nieuwe agenapunten waartoe verzocht wordt  tijdens het houden van de algemene vergadering, voorbeeld door dit toe te laten wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en allen of een bepaald percentage instemt met de bespreking van een nieuw agendapunt.

3. Stemrecht

- Wet : de wet voorziet een gelijk stemrecht op de algemene vergadering voor elk effectief lid.

- Statuten: van dit wettelijk principe kunnen de statuten in uiteenlopende zin afwijken, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een uitgebreider stemrecht aan de oprichters van de vzw, toekenning van een vetorecht, verbod van stemming ingeval van tegenstrijdigheid van belangen, etc…

4. Volmacht

- Wet: een lid kan zich op de algemene vergadering steeds laten vertegenwoordigen bij volmacht door een ander lid van de vzw. De gekozen lasthebber kan in principe voor meerdere personen als gevolmachtigde optreden.

- Statuten: deze kunnen dit recht van het verlenen van een volmacht uitbreiden naar een volmacht die mag worden gegeven aan derden, niet-leden. Zij kunnen ook voorzien dat een lid maar 1 x volmachthouder mag zijn voor een ander lid.

Geenszins kunnen de statuten raken aan het recht zelf om een volmacht te geven voor een welbepaalde algemene vergadering.

5. Inzagerecht.

- Wet: de leden hebben het recht om onder meer de notulen van de algemene vergadering, notulen van de raad van bestuur, boekhoudkundige stukken,… in te zien op de zetel van de vzw. Zij dienen daartoe een verzoek in te dienen bij de raad van bestuur met wie een datum en een uur wordt afgesproken.

- Statuten: de statuten kunnen nadere regels bepalen ter zake de organisatie van het inzagerecht (welbepaalde tijdstippen, voorafgaandelijke aanduiding welke stukken men wil inzien,… ).

De algemene vergadering dient zich ook uit te spreken over de aan de bestuurders te verlenen kwijting.

De oproeping voor deze ‘jaarvergadering’ moet 8 kalenderdagen vóór de vergadering worden toegestuurd aan de leden. In principe dienen enkel de werkende leden te worden opgeroepen. De statuten kunnen evenwel voorzien dat ook toegetreden leden dienen te worden opgeroepen.

Sinds de wetswijziging van 6/05/2009 kan de oproeping perfect via mail gebeuren. Wanneer evenwel de  statuten van de VZW nog verwijzen naar een ‘oproepingsbrief’ dan zal er nog steeds een oproeping per brief moeten gebeuren. De oproeping bevat de agenda. Tevens is het aangewezen het ontwerp van jaarrekening en begroting te voegen.

Leden die ten minste 1/20^ste van de werkelijke leden vormen kunnen vragen dat agendapunten worden gevoegd.

Naast de goedkeuring van de jaarrekening dient ook de begroting voor het volgende jaar te worden goedgekeurd. Indien de jaarvergadering pas tegen het verstrijken van de 6° maand bijeengeroepen wordt, wordt de begroting goedgekeurd op een moment dat reeds een groot deel van het boekjaar is verlopen en zodoende een groot aantal uitgaven reeds gemaakt.

Om dit te ondervangen (mede vanuit het principe van ‘behoorlijk bestuur’) kan statutair voorzien in 2 algemene vergaderingen : één voor de goedkeuring van de jaarrekening (binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar) en één voor de goedkeuring van de begroting (die vb. bij het begin van elk boekjaar georganiseerd wordt)

Er bestaat in een VZW niet zoiets als de ‘oprichtersaansprakelijkheid’ zoals die bestaat in het vennootschapsrecht.
Dit is ook logisch vermits er bij de oprichting geen minimumkapitaal moet aanwezig zijn en er derhalve ook geen verantwoording moet verleend worden dat het kapitaal toereikend is voor de normale uitoefening van haar bedrijvigheid over ten minste 2 jaar.

De leden zijn met hun persoonlijk vermogen in principe niet aansprakelijk voor de verbintenissen of schulden van de VZW. Of toch …

Art. 2bis VZW-wet : Onverminderd de artikelen 3, §2 en 11, gaan de leden in die hoedanigheid geen enkele persoonlijke verplichting aan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat.’

Twee uitzonderingen dus :

1) wanneer de leden-oprichters – vooraleer de VZW rechtspersoonlijkheid verwerft (d.i. vanaf de neerlegging van de oprichtingsakte ter griffie) verbintenissen aangaan namens de VZW in oprichting en de VZW binnen de 2 jaar na het ontstaan van de verbintenis geen rechtspersoonlijkheid heeft verkregen en de verbintenissen niet heeft overgenomen binnen de 6 maanden na het verkrijgen van de rechtspersoonlijkheid, dan zullen deze personen persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn.

Voorbeeld:
Personen X, Y en Z willen een VZW oprichten met het oog op het organiseren van muziekoptredens. Voor hun oefenruimte hebben ze een mooi pand op het oog dat ze willen huren. Omdat de VZW nog niet is opgericht en om te vermijden dat het pand aan iemand anders verhuurd wordt beslist X de huurovereenkomst te ondertekenen namens de VZW in oprichting. De VZW wordt nadien evenwel nooit opgericht.
Gevolg: X is persoonlijk aansprakelijk voor de naleving van de huurovereenkomst en zal desgevallend een schadevergoeding moeten betalen bij voortijdige verbreking van de huurovereenkomst.

2) de tweede uitzondering betreft de aansprakelijkheid van leden ingeval zij nalaten op de documenten uitgaande van de VZW, de rechtsvorm en het adres van de VZW te vermelden. Artikel 11 van de VZW-wet voorziet dat eenieder die in naam van een vereniging meewerkt aan een in het 1° lid vermeld stuk waarop één van deze vermeldingen niet is aangebracht persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor alle of een gedeelte van de verbintenissen die de vereniging krachtens dit stuk heeft aangegaan.

Tot slot willen we wijzen op de aansprakelijkheidsrisico’s voor de oprichters en de bestuurders van VZW’s die in werkelijkheid commerciële ondernemingen zijn, zgn. valse VZW’s.

Ingevolge deze nieuwe regelgeving kan een vereniging of stichting ervoor opteren om de inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak in een andere vereniging of stichting te onderwerpen aan artikel 770 van het Wetboek van Vennootschappen en de artikelen waarnaar het verwijst.

Economische herstructureringen binnen een beveiligd juridisch raamwerk  zijn dus voortaan ook mogelijk voor verenigingen en stichtingen. In concreto betekent dit dat de juridische overdracht van rechtswege plaatsvindt en aan derden kan worden tegengeworpen mits wordt voldaan aan een aantal vormvoorwaarden die de openbaarmaking van de transactie garanderen.

Bij de keuze voor de toepassing van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen op de inbreng (als overdracht om niet) van een algemeenheid of bedrijfstak dienen de twee kanten van de medaille in overweging te worden genomen.

Concreet betekent dit het volgende:

(i) Het voorstel tot overdracht wordt door het bestuur opgemaakt in authentieke vorm (d.w.z. in een notariële akte).

(ii) De beslissing tot realisatie van de overdracht van de algemeenheid of bedrijfstak wordt genomen door de algemene vergadering met de aanwezigheids- en meerderheidsvereisten als gelden voor statutenwijziging.

(iii) De akte tot vaststelling van de overdracht van de algemeenheid of bedrijfstak dient eveneens authentiek te gebeuren.

(iv) De verrichting brengt de van rechtswege overgang van alle activa en passiva van de algemeenheid of de bedrijfstak aan de verkrijgende vennootschap met zich mee.

(v) De verrichting is tegenwerpelijk aan derden vanaf de dag van bekendmaking van de overdracht in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Een IVZW onderscheidt zich namelijk van een VZW door een aantal bijzonderheden :

• de IVZW streeft een niet-winstgevend doel van internationaal nut na;
• het ledenbestand van de IVZW staat open voor Belgen en vreemdelingen;
• de IVZW kan worden opgericht door 2 oprichters (VZW : 3 oprichters);
• de IVZW verwerft slechts rechtspersoonlijkheid na de erkenning bij Koninklijk Besluit en geniet daardoor een zekere uitstraling. De Federale Overheidsdienst Justitie zal de statuten immers nazien op hun verenigbaarheid met de wet en toezien op de kwaliteit van de statuten.

Uiteraard kan ook een VZW internationaal actief zijn en onder haar leden niet-Belgen hebben maar daardoor is zij nog geen IVZW.

Naar werking toe laat de wet een grote contractuele vrijheid. De wet voorziet enkel in 2 organen, m.n. een ‘algemeen leidinggevend orgaan’ en een ‘bestuursorgaan’. Partijen kunnen de benaming zelf van deze organen wijzigen en kunnen zelf verdere invulling geven aan de bevoegdheidsverdeling tussen beide organen. Er kunnen ook andere toezichts- en adviesorganen worden ingericht.

Zo kunnen er perfect buitenlandse structuurmodellen geïntegreerd worden in een Belgische IVZW wat de aantrekkingskracht van deze rechtsvorm naar buitenlandse leden aanzienlijk vergroot.

Een IVZW kan – in tegenstelling tot een VZW – enkel bij authentieke akte worden opgericht.

Kortom, de afweging tussen VZW dan wel IVZW kan best voorafgaandelijk professioneel afgetoetst worden. Het VZW Huis beschikt over een jarenlange ervaring bij de oprichting en de begeleiding van IVZW’s.

In het bijzonder worden  de juridische aspecten, verbonden aan de   oprichting, de werking en ontbinding van de VZW uit de doeken gedaan door Sabine Dewaele (VZW Huis Kortrijk) en Cindy Dhondt (VZW Huis Antwerpen-Waasland).

Onder de titel “De levenswandel van een VZW” worden de vele, uiteenlopende wetgevende bepalingen gebundeld waaraan elke VZW is onderworpen. Een duidelijk en correct beeld krijgen van deze juridische aspecten is immers een voorwaarde om de continuïteit van elke VZW te garanderen.

Deze opleiding zet de belangrijkste juridische aspecten voor VZW’s voor u op een rijtje. Hierbij worden de verschillende levensfasen van de VZW als leidraad gebruikt. Op deze manier krijgt u een overzichtelijk beeld van het juridisch kader waarbinnen de VZW moet functioneren. U krijgt ook de kans om uw eigen VZW (bv. statuten) kritisch te evalueren en bij te sturen.

Gedetailleerde info over deze opleiding vindt u hier.

Praktische gegevens:

- Organisatie: 3 sessies van 3 uur.

- Lesplaats: Syntra west Kortrijk, Doorniksesteenweg 220, 8500 Kortrijk

- Lesdata: donderdag 4 maart, 11 maart en 18 maart 2010 van 13u30 tot 16u30

- Inschrijvingsgeld voor deze studienamiddagen: € 120 + 21% BTW (= € 145,2)

Voor verdere info en  inschrijving kan u terecht bij Escala.

Clausules in de statuten van een VZW waarbij een dergelijk coöptatierecht verleend wordt aan de raad van bestuur, zijn ook ongeldig.

Komt een mandaat te vervallen dan zal noodzakelijk de algemene vergadering dienen bijeengeroepen te worden om in de vervanging van de bestuurder te voorzien. De benoeming van bestuurders behoort immers tot de exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering. (art.4.2° VZW-wet)

Meer in concreet werd ook gevraagd of het ambtenaren van Financiën toegestaan is om de functie van penningmeester uit te oefenen in een vzw.

Minister Reynders verwees vooreerst naar de regels van toepassing op alle rijksambtenaren:

Alle rijksambtenaren zijn onderworpen aan het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel. Daarbij zijn de regels van belang omtrent belangenconflict en machtiging tot cumulatie.

Ingeval van bestaan van een belangenconflict (zijnde een persoonlijk belang van de ambtenaar dat elk voordeel omvat voor zichzelf of ten gunste van zijn gezin, ouders, vrienden, naasten of organisaties waarmee hij persoonlijke, zakelijke of politieke relaties heeft of heeft gehad), dan moet de ambtenaar dit melden aan zijn hiërarchische overheid.

Volgens de omzendbrief nr. 573 van 17 augustus 2007 (B.St. van 27 augustus 2007) dat het deontologisch kader voor de ambtenaren van het federaal administratief openbaar ambt betreft, mag een rijksambtenaar zich niet plaatsen in een toestand van belangenconflict  waarin hij door zichzelf of een tussenpersoon, een persoonlijk voordeel heeft van aard om de onpartijdige en objectieve uitoefening van zijn ambt te beïnvloeden of de verdenking te doen ontstaan van zulke invloed.

Wanneer een ambtenaar zijn ambt wil cumuleren met een bezoldigd mandaat binnen een vereniging, dan moet hij hiervoor een bijzondere machtiging bekomen van zijn hiërarchisch overste. Daarnaast mogen de activiteiten niet plaatsvinden binnen de normale diensturen.

Mits strikte naleving van die voorwaarden kan aangenomen worden dat een ambtenaar bepaalde mandaten kan opnemen in het verenigingsleven.

Ook de activiteit van penningmeester in een vzw lijkt voor minister Reynders niet onoverkomelijk voor een rijksambtenaar van de FOD, maar er dient naar de concrete omstandigheden worden gezien en de voorgeschreven voorwaarden dienen te worden gevolgd.

Zo zal wellicht het op generlei wijze betrokken kunnen zijn bij het fiscaal dossier van de vzw, al dan niet,  in rekening worden genomen bij de beoordeling, alsmede desgevallend de naleving van voorgeschreven procedures.

Minister Reynders antwoordde ten slotte dat in geval van klachten er geen bijzondere officiële instantie bestaat waarbij burgers, die van oordeel zijn dat ambtenaren van Financiën misbruik maken van hun positie, deze klacht kunnen indienen. Wel kunnen burgers steeds een klacht indienen bij een hiërarchische meerdere van de betrokken ambtenaar of bij de bevoegde gerechtelijke instanties.