In de praktijk kunnen zich namelijk veel verschillende situaties voordoen, zodat het belangrijk is om de schenking en legaat in de feiten te ontleden, vooraleer dit in de boekhouding op te nemen.

Sommige schenkingen en legaten dienen namelijk niet opgenomen te worden in de boekhouding, andere duidelijk wel.

Wanneer de geschonken goederen gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW nemen we deze op in de boekhouding op het moment van de verkrijging, denk bijvoorbeeld aan een school die goederen krijgt ter ondersteuning van haar pedagogisch project. Het kan gaan over een eigendomsoverdracht of een ter beschikkingstelling. In het laatste geval wordt deze terbeschikkingstelling maar in de boekhouding opgenomen indien dit goed wordt uitgebaat tegen betaling.

Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit worden enkel geboekt als ze bestemd zijn tot realisatie. Bijvoorbeeld gratis vaten bij een opendeurdag in een school worden niet geboekt, als deze echter geld opbrengen moeten ze geboekt worden bij het moment van realisatie of inventarisatie.

Diensten die vrijwillig en gratis gepresteerd worden, moeten ook niet geboekt worden, tenzij deze bestemd zijn om te worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld vrijwilligers organiseren mee de opendeur dag van de school, dit wordt niet geboekt omdat hier ook geen inkomsten tegenover staan.

Daarnaast zal zich ook ongetwijfeld de vraag stellen hoe deze geschonken goederen (of diensten) dan moeten gewaardeerd worden in de boekhouding van de VZW. Hier ontmoeten we een duidelijke toepassing van “value accounting”. Goederen die men verkrijgt voor zijn kernactiviteit, worden in de boekhouding opgenomen aan de marktwaarde of gebruikswaarde. De goederen die men gratis ter beschikking krijgt voor de kernactiviteit worden eveneens geboekt aan marktwaarde of gebruikswaarde.

Geschonken goederen die niet gebruikt worden voor de kernactiviteit van de VZW worden enkel geboekt indien deze worden gerealiseerd, dus worden deze best opgenomen voor de vermoedelijke realisatiewaarde. Hetzelfde geldt voor de gratis diensten, bestemd om gerealiseerd te worden, ook deze kunnen geboekt worden aan de vermoedelijke realisatiewaarde.

Volgende rekeningen worden voorzien in het minimum algemeen geldend rekeningstelstel voor de boekhouding van VZW’s :

1011                        Permanente financiering ontvangen in contanten

1012                        Permanente financiering ontvangen in natura

151                           Kapitaalsubsidies ontvangen in contanten

152                          Kapitaalsubsidies ontvangen in natura

732                         Schenkingen zonder terugnemingsrecht (+/-)

733                         Schenkingen met terugnemingsrecht (+/-)

734                         Legaten zonder terugnemingsrecht (+/-)

735                         Legaten met terugnemingsrecht (+/-)

736                         Kapitaal- en intrestsubsidie

6431                       Schenkingen met terugnemingsrecht

6432                      Schenkingen zonder terugnemingsrecht

168                        Voorzieningen voor schenkingen en legaten met terugnemingsrecht

6380                     Toevoeging aan de voorziening

6381                      Besteding en terugneming van de voorziening

Het gebruik van deze rekeningen is zeker niet vrijblijvend. De verkrijging van een goed kan dus via verschillende rekeningen worden tegengeboekt, elk met hun eigen karakteristieken :

101 Permanente financiering : deze rekening kan gebruikt worden wanneer het gaat over een substantiële uitbreiding van de activiteit van de VZW, en het goed (of de middelen) bestemd zijn om duurzaam bij te dragen tot de activiteit van de VZW

15 Kapitaalsubsidies : deze rekening is veel ruimer dan in de klassieke ondernemingsboekhouding. Dit kan gaan zowel over een overheidsorganisme of een niet-overheids-organisme zoals een stichting, onderneming, enz … Het gaat hier dus niet over een substantiële uitbreiding van de activiteit, voor de verwerving van een goed.

73 Opbrengstenrekening : wordt gebruikt wanneer het gaat over de courante werking.

Wij raden aan, bij twijfel, hieromtrent duidelijke criteria op te nemen in de waarderingsregels van de VZW.

De raad van bestuur maakt samen met de jaarrekening ook steeds een begroting op voor het komende boekjaar.

Beide documenten moeten in ontwerp ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar (artikel 17, § 1 Wet op de Verenigingen en Stichtingen).

De uiterste datum mag ook vroeger, zelfs voor de start van het werkjaar (Parl.Vr. S., Vercamer 14/07/2009). Soms leggen bepaalde decretale verplichtingen ook vroegere data op.

De begroting wordt goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Deze bevoegdheid kan niet gedelegeerd worden en kan haar niet afgenomen worden.

Er is geen verplichting, tenzij anders bepaald in de statuten, dat de begroting en de jaarrekening goedgekeurd wordt in dezelfde algemene ledenvergadering. .

De Wet op de Verenigingen en Stichtingen bepaalt niet wat de begroting moet omvatten en hoe die moet opgemaakt worden. Minstens dient deze een getrouw beeld te geven van het verwachte beleid en de daarin voorziene uitgaven voor het komende boekjaar. Bij voorkeur wordt de begroting opgesteld als een ontwerp van jaarrekening.

De begroting dient niet nagezien te worden door de commissaris, en deze dient daar ook geen verslag over op te maken.

In de begroting worden dus de financiële grenzen vastgelegd waaraan de raad van bestuur zich moet houden, deze beperking moet echter niet te strikt worden toegepast :

- onvoorziene uitgaven kunnen niet geweigerd worden, enkel en alleen omdat deze niet opgenomen zijn in de begroting;

- uiteraard zal de raad van bestuur bij voorkeur een algemene ledenvergadering bijeenroepen voor belangrijke afwijkingen op de begroting, zodat een begrotings-wijziging kan worden goedgekeurd, bijvoorbeeld bij een belangrijke investering of lening;

- de raad van bestuur is ook aansprakelijk voor de betaling van uitgaven die wettelijk of contractueel verplicht zijn. De niet-opname van deze uitgaven in de begroting is geen reden voor niet-betaling.

Derden die toevallig kennis zouden krijgen van deze begroting, kunnen daar geen rechten uit putten, de begroting is een eenzijdig document, en kan voor hen geen contractuele waarde hebben.

De algemene vergadering dient zich ook uit te spreken over de aan de bestuurders te verlenen kwijting.

De oproeping voor deze ‘jaarvergadering’ moet 8 kalenderdagen vóór de vergadering worden toegestuurd aan de leden. In principe dienen enkel de werkende leden te worden opgeroepen. De statuten kunnen evenwel voorzien dat ook toegetreden leden dienen te worden opgeroepen.

Sinds de wetswijziging van 6/05/2009 kan de oproeping perfect via mail gebeuren. Wanneer evenwel de  statuten van de VZW nog verwijzen naar een ‘oproepingsbrief’ dan zal er nog steeds een oproeping per brief moeten gebeuren. De oproeping bevat de agenda. Tevens is het aangewezen het ontwerp van jaarrekening en begroting te voegen.

Leden die ten minste 1/20^ste van de werkelijke leden vormen kunnen vragen dat agendapunten worden gevoegd.

Naast de goedkeuring van de jaarrekening dient ook de begroting voor het volgende jaar te worden goedgekeurd. Indien de jaarvergadering pas tegen het verstrijken van de 6° maand bijeengeroepen wordt, wordt de begroting goedgekeurd op een moment dat reeds een groot deel van het boekjaar is verlopen en zodoende een groot aantal uitgaven reeds gemaakt.

Om dit te ondervangen (mede vanuit het principe van ‘behoorlijk bestuur’) kan statutair voorzien in 2 algemene vergaderingen : één voor de goedkeuring van de jaarrekening (binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar) en één voor de goedkeuring van de begroting (die vb. bij het begin van elk boekjaar georganiseerd wordt)

Vooreerst dient duidelijk gesteld dat winsten in VZW’s wettelijk niet mogen uitgekeerd worden. Aan de winst mag men wel een bestemming geven, dus kan men de winst van het boekjaar overdragen naar een bestemd fonds volgens de waarderingsregels die men hiervoor vastlegt (rekening 691).

Indien men geen bestemming geeft aan de winst van het boekjaar, zal men de winst gewoon overdragen naar een volgend boekjaar via het overgedragen resultaat (rekening 690).

Bij verlies van het boekjaar kan men ook onttrekken aan de voordien aangelegde bestemde fondsen (rekening 791) : dit kan los van de waarderingsregels gebeuren, of conform de waarderingsregels kan men opteren voor een terugname van de bestemde fondsen. Waar nodig, kan men de waarderingsregels inzake bestemde fondsen aanpassen.

Bij verlies kan en mag men ook onttrekken aan de vorige overgedragen resultaten (rekening 790) of onttrekken  aan de fondsen van de vereniging (rekening 792).

Een onttrekking aan de bestemde fondsen kan zich ook voordoen bij een winst van het boekjaar, wanneer conform de waarderingsregels men een terugname van het bestemde fonds moet boeken als de situatie waarvoor het bestemd fonds werd aangelegd, zich in dit boekjaar heeft voorgedaan.

Wanneer er positieve resultaten worden opgebouwd, kan de raad van bestuur er de voorkeur aan geven, vanuit een bepaalde risico analyse, om voor welomschreven doeleinden een bestemd fonds aan te leggen, bij voorkeur gebaseerd op objectieve waarderingsregels.

Rekeningen “bestemde fondsen” in het rekeningstelsel voor de VZW’s:

130            Fonds bestemd voor investeringen

131            Fonds bestemd voor sociaal passief

132            Andere bestemde fondsen

Deze fondsen worden dan ook meestal aangewend in de jaren dat de gebeurtenis waarvoor ze aangelegd zijn zich voordoet.

Dit houdt niet in dat deze fondsen dienen geblokkeerd of vastgelegd te worden op het actief, deze middelen blijven dus beschikbaar voor de werking van de VZW.

Men dient steeds het onderscheid indachtig te zijn tussen “bestemde fondsen” (rekeningen 13) en “voorzieningen” (rekeningen 16).

Voorbeelden:

Vb. 1 De raad van bestuur van een VZW merkt dat de komende jaren vrij moeilijk zullen worden (afhaken van sponsors, dalende giften, daling subsidies, …) en dat maatregelen ter inkrimping van het personeelsbestand misschien noodzakelijk zullen zijn.

Het “opzij zetten” van financiële middelen dringt zich op als maatregel van voorzichtig en verstandig beheer. De raad beslist om een fonds aan te leggen voor het dekken van een sociaal passief op basis van 5 % van de jaarlijkse inkomsten met een maximum van 50 % van de jaarlijkse loonkost (rekening 62 in de boekhouding).

De boeking wordt dan de volgende :

691   Overboeking op de bestemde fondsen

@     131   Eigen vermogen : fondsen bestemd voor sociaal passief

Vb. 2   Vanuit het werkingsoverschot heeft een VZW al een aantal jaren een bestemd fonds voor investeringen in didactisch materieel opgebouwd. Dit bestemd fonds bedraagt op heden reeds € 50.000. Er is echter slechts een bedrag aan investeringen voorzien van € 25.000 in dit boekjaar.

De aanschaffing van de investering wordt dan als volgt geboekt :

231   Didactisch materieel                                            25.000

@      44   Leveranciers                                                       25.000

Deze investering wordt dan verder afgeschreven in de boekhouding volgens een vast plan.

Op het moment van de bestemming van het resultaat wordt dan het volgende geboekt :

130100   Bestemd fonds didactisch materieel               25.000

@      791   Onttrekking aan de bestemde fondsen                                  25.000

Een saldo blijft dus beschikbaar bij de bestemde fondsen voor latere investeringen. Er is geen verplichting tot terugname.

Overgedragen winst (verlies) :

De waarderingsregels mogen bepalen dat de overgedragen winst van vorige boekjaren opnieuw in het boekjaar bestemd mag worden als een bestemd fonds.

Maar ook het formele engagement om tussen te komen in de verliezen van andere organisaties, bijvoorbeeld op basis van een overeenkomst, moet reeds geboekt worden in de betrokken VZW’s.

In de vereniging die ontvangt mag deze tussenkomst niet opgenomen worden in de resultaatsverwerking. De resultaatsverwerking mag enkel verliezen overdragen naar de volgende boekjaren of deze aanzuiveren via de onttrekking aan de bestemde fondsen of aan de permanente fondsen van de vereniging.

Deze tussenkomst dient door de ontvangende vereniging dus verwerkt te worden als een subsidie, ter herkapitalisatie zodat de verderzetting van de activiteiten mogelijk wordt gemaakt.

Indien de tussenkomst nog niet betaald is op balansdatum, boeken we in de ontvangende VZW het volgende (voorbeeld : € 10.000 tussenkomst) :

416 Diverse vorderingen 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Wanneer dit in speciën uitbetaald wordt in de loop van het boekjaar, boeken we het volgende :

55xx Zichtrekening 10.000
@ 736xxx Werkingssubsidies 10.000

Bij voorkeur wordt het bedrag en de achtergrond van deze betaling opgenomen in de toe-lichting bij de jaarrekening :

- eenmalig of recurrent ;
- voorwaardelijk of onvoorwaardelijk ;
- contractuele voorwaarden zo goed mogelijk kaderen.

Het lijkt ons ook aangewezen deze opbrengst steeds op een aparte rekening te boeken zodat een onderscheid wordt gemaakt met de gewone, reguliere schenkingen, legaten of subsidies.

Bij de koepelorganisatie die de som heeft uitbetaald, moet dan een volgende boeking gebeuren (de tussenkomst is in deze boekhouding uiteraard een kost) :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 55xx Zichtrekening 10.000

Indien nog niet betaald op het einde van het boekjaar, is de boeking de volgende :

664xxx Overige uitzonderlijke kost 10.000
@ 48xx Overige schulden 10.000

In de nieuwe regeling wordt uitgegaan van een luik “business to business” transacties (zgn. B2B), de definitie van een “business” is ook van toepassing op de VZW’s die nu vrijgesteld zijn. Bij mogelijke afname van buitenlandse diensten dient de vrijgestelde VZW voortaan uiterst waakzaam te zijn. Mogelijk is voortaan Belgische BTW verschuldigd die spontaan moet geregeld worden via een (papieren !) aangifte 629.

Doordat uw leveranciers een listing indienen met de gegevens van de klanten in de Europese Unie, zal het moeilijk zijn zich aan deze verplichtingen van aangifte te onttrekken.

Maar ook de gemengde BTW-belastingplichtigen ondervinden de gevolgen van deze recente wijzigingen. Voortaan dienen de vrijgestelde inkomsten (zoals huurinkomsten van een kantoor, enz …) opgenomen te worden in het vak 00 van de BTW-aangifte. Tot en met het jaar 2009 hoefden deze inkomsten helemaal niet opgenomen te worden in de BTW-aangifte.

Op deze wijze heeft de BTW-administratie dan een bijkomende controle van het toegepaste verhoudingsgetal.

We kunnen iedereen dan ook enkel aanraden de nieuwe maatregelen  goed te bekijken en na te gaan of ze ook op uw concreet geval van toepassing zijn. Het niet-naleven van deze verplichtingen en het niet spontaan betalen van de verschuldigde BTW brengt boetes met zich mee.

Voor vrijwilligerswerk is er de mogelijkheid voor de organisatie om te kiezen voor forfaitaire vergoedingen van op dit ogenblik maximaal 30,22 euro per dag en 1.208,72 euro per kalenderjaar (indexatie jaar 2009), of voor de terugbetaling van de reële kosten. Indien men hogere dan de forfaitaire vergoedingen wil terugbetalen, dan moet de realiteit en het bedrag van deze kosten werkelijk worden bewezen.

Cumul van een forfaitaire kostenvergoedingen en de vergoedingen van werkelijk bewezen kosten is in de regel niet mogelijk.

Dit is door een wetswijziging, in werking getreden op 29 mei 2009 (programmawet dd. 6/5/2009, B.S. 19/5/2009) ook uitdrukkelijk in voormelde wet van 3 juli 2005 ingeschreven als principe, maar … er is tegelijk voorzien in één uitzondering op de regel: de vergoeding voor reële vervoerskosten.

De combinatie van forfaitaire kostenvergoedingen met een terugbetaling van vervoerskosten wordt mogelijk tot maximaal 2.000 kilometer per jaar en per vrijwilliger.

Er is een kilometervergoeding voorzien voor reële vervoerskosten door gebruik van eigen wagen, vastgesteld overeenkomstig artikel 13 van het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten.

Daarnaast is ook in extremis nog een amendement ingediend en aanvaard om de vergoeding voor reële vervoerskosten uit te breiden tot de verplaatsingen met de fiets. Deze worden vastgesteld overeenkomstig artikel 6 van het koninklijk besluit van 20 april 1999 houdende toekenning van een vergoeding voor het gebruik van de fiets aan de personeelsleden van sommige overheidsdiensten.

Het totaal uitgekeerd jaarlijks bedrag ter vergoeding van het gebruik van openbaar vervoer, de eigen wagen of fiets mag maximaal 2000 maal de kilometervergoeding bedoeld in artikel 13 van het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten bedragen.

Dit bedrag wordt jaarlijks op 1 juli geïndexeerd en bedraagt sedert juli 2009 0,3026 euro per kilometer.

Als een vrijwilliger zich verplaatst met zijn eigen voertuig of met zijn eigen fiets of met het openbaar vervoer, zal hij aldus het forfaitair dag-/jaarbedrag en een kilometervergoeding die niet groter is dan 2000 X 0,3026€ mogen cumuleren.

Het stellen van nijverheids-of handelsdaden met de bedoeling winst te maken en vermogensvoordelen aan haar leden toe te kennen, kan onder geen enkel beding het hoofddoel van een VZW uitmaken.

Daarin precies onderscheidt de VZW zich van een vennootschap. Een vennootschap heeft wél een winstoogmerk en streeft er zodoende naar aan haar vennoten vermogensvoordelen toe te kennen.

Vennootschap en vereniging zijn fundamenteel verschillend in hun doelstelling. Het valt dan ook te betreuren dat onze grootste ondernemersorganisatie de VZW als mogelijk alternatief voor de VOF (vennootschap onder firma) durft voor te stellen en beide zelfs als ‘ondernemingsvormen’ (?) naast elkaar afweegt. Dit is appelen met citroenen vergelijken.

Vormt de ideële doelstelling van de VZW haar topprioriteit, dan belet dit nochtans niet dat de VZW ‘bijkomstig’ of ‘ondergeschikt’ handelsactiviteiten mag stellen.

Daartoe dient cumulatief aan volgende voorwaarden voldaan te zijn :

1)    de handelsactiviteit is kwantitatief minder belangrijk dan de niet-commerciële activiteit wat de allocatie van middelen betreft (de zogenaamde ‘bijkomstigheidstest’) . Niet de omzet van de commerciële activiteit is in deze van belang , wel de allocatie van de middelen. Concreet zal dus worden gekeken naar het aantal personen dat een VZW afvaardigt voor de economische activiteit of naar de hoeveelheid werkingsmiddelen die een VZW eraan besteedt in verhouding tot het geheel aan personele en materiële middelen.

2)    zij is noodzakelijk voor de verwezenlijking van het ideële doel

3)    de opbrengsten ervan zijn aangewend ter verwezenlijking van dit ideële doel

Deze voorwaarden die cumulatief moeten vervuld zijn, werden vastgelegd in een Cassatie-arrest van 3.10.1996 en zijn sindsdien reeds meermaals bevestigd in de rechtspraak.

Het niet vervullen van deze voorwaarden heeft bovendien een vervelend fiscaal (neven)effect, met name vennootschapsbelasting in plaats van rechtspersonenbelasting.

VZW’s die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren (dit zijn de zogenaamde ‘kleine’ VZW’s) dienen hun boekhoudkundige stukken (dagboek en verantwoordingsstukken) voortaan nog slechts 7 jaar te bewaren i.p.v. 10 jaar (KB 27/09/2009).

Dit geldt ook voor de ‘kleine’ stichtingen en internationale VZW’s.

Voor de ‘grote’ VZW’s, stichtingen en internationale VZW’s werd deze kortere bewaartermijn reeds opgenomen in de Wet van 17 juli 1975 m.b.t. de boekhouding van ondernemingen (Wetswijziging van 8/06/2008).