De algemene vergadering en de rechten van de leden. Wat voorziet de wet? Kunnen de statuten hiervan afwijken?
De VZW-wet heeft ter bescherming van de leden een aantal rechten van de leden van de vereniging zonder winstoogmerk vastgelegd.
In een notendop worden hierna enkele wettelijke regels, verband houdend met de organisatie van een algemene vergadering van leden, aangehaald.
Daarnaast wordt even stilgestaan bij de vraag of, en in welke zin en mate, men statutair kan afwijken van de bepalingen ter zake opgenomen in de VZW-wet of haar uitvoeringsbesluiten.
Wanneer we hierna spreken over “leden”, gaat het om “effectieve leden” of “werkende leden” van een vereniging, en niet om toegetreden leden.
1. Recht om de algemene vergadering samen te roepen:
- Wet: de raad van bestuur is het orgaan dat wettelijk gezien gelast is met de bijeenroeping van de algemene vergadering van leden.
Als minstens één/vijfde van de leden aan de raad van bestuur verzoekt om een algemene vergadering te houden, is deze raad van bestuur gehouden om een algemene vergadering te houden.
- Statuten: de statuten kunnen dit recht van de leden uitbreiden en vb. stellen dat de raad ook al gehouden is om een algemene vergadering bijeen te roepen zodra één/tiende van de leden hierom verzoekt. Een beknotting van dit recht van de leden, door een groter aantal verzoekende leden te eisen, is niet mogelijk.
2. Agenda van de algemene vergadering
- Wet: de raad van bestuur nodigt de leden minstens 8 kalenderdagen voor de algemene vergadering uit om daartoe aanwezig te zijn. Daarbij wordt de agenda van de vergadering gevoegd bij de oproepingsbrief. De raad van bestuur is verplicht om ook in de agenda op te nemen: elk voorstel dat is ingediend door minstens 1/20ste van het aantal leden dat voorkomt in het ledenregister.
Wanneer de oproepingsbrieven met de agenda al door de raad van bestuur is bezorgd aan alle leden, staat niets in de weg dat 1/20 van de op dat moment effectieve leden nog verzoeken om vooraleer de vergadering plaatsvindt een agendapunt toe te voegen. Feitelijk gezien zal de voorzitter dan bij aanvang van de vergadering het extra agendapunt aankondigen. Eventueel kan de raad van bestuur de bijkomende punten nog via mailverkeer meedelen aan alle leden vooraleer de algemene vergadering een aanvang neemt.
Nieuwe punten op de agenda laten brengen tijdens de beraadslaging over de aangekondigde agenda kan niet, tenzij de statuten dit anders voorzien.
- Statuten: deze kunnen een versoepeling voorzien m.b.t. de vermelding van bijkomende agendapunten, in voordeel van de leden, en vb. stellen dat bij verzoek van 1/30e van de leden tot opname van een agendapunt, de raad van bestuur dit agendapunt dient op te nemen voor de algemene vergadering. De drempel verhogen, door te stellen dat het verzoek moet uitgaan van 1/5e van de leden is niet toegelaten.
De statuten kunnen verder ook een zekere versoepeling voorzien ivm de bespreking van nieuwe agenapunten waartoe verzocht wordt tijdens het houden van de algemene vergadering, voorbeeld door dit toe te laten wanneer alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en allen of een bepaald percentage instemt met de bespreking van een nieuw agendapunt.
3. Stemrecht
- Wet : de wet voorziet een gelijk stemrecht op de algemene vergadering voor elk effectief lid.
- Statuten: van dit wettelijk principe kunnen de statuten in uiteenlopende zin afwijken, zoals bijvoorbeeld de toekenning van een uitgebreider stemrecht aan de oprichters van de vzw, toekenning van een vetorecht, verbod van stemming ingeval van tegenstrijdigheid van belangen, etc…
4. Volmacht
- Wet: een lid kan zich op de algemene vergadering steeds laten vertegenwoordigen bij volmacht door een ander lid van de vzw. De gekozen lasthebber kan in principe voor meerdere personen als gevolmachtigde optreden.
- Statuten: deze kunnen dit recht van het verlenen van een volmacht uitbreiden naar een volmacht die mag worden gegeven aan derden, niet-leden. Zij kunnen ook voorzien dat een lid maar 1 x volmachthouder mag zijn voor een ander lid.
Geenszins kunnen de statuten raken aan het recht zelf om een volmacht te geven voor een welbepaalde algemene vergadering.
5. Inzagerecht.
- Wet: de leden hebben het recht om onder meer de notulen van de algemene vergadering, notulen van de raad van bestuur, boekhoudkundige stukken,… in te zien op de zetel van de vzw. Zij dienen daartoe een verzoek in te dienen bij de raad van bestuur met wie een datum en een uur wordt afgesproken.
- Statuten: de statuten kunnen nadere regels bepalen ter zake de organisatie van het inzagerecht (welbepaalde tijdstippen, voorafgaandelijke aanduiding welke stukken men wil inzien,… ).
Tags: agenda, algemene vergadering, effectieve leden, inzagerecht, leden, oproeping, statuten, stemrecht, vereniging, volmacht, vzw, wet