Op naar de jaarvergadering …
De raad van bestuur moet jaarlijks, ten laatste binnen 6 maanden na afsluiting van het boekjaar de jaarrekening van het voorbije jaar en de begroting voor het volgend jaar ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorleggen.
De algemene vergadering dient zich ook uit te spreken over de aan de bestuurders te verlenen kwijting.
De oproeping voor deze ‘jaarvergadering’ moet 8 kalenderdagen vóór de vergadering worden toegestuurd aan de leden. In principe dienen enkel de werkende leden te worden opgeroepen. De statuten kunnen evenwel voorzien dat ook toegetreden leden dienen te worden opgeroepen.
Sinds de wetswijziging van 6/05/2009 kan de oproeping perfect via mail gebeuren. Wanneer evenwel de statuten van de VZW nog verwijzen naar een ‘oproepingsbrief’ dan zal er nog steeds een oproeping per brief moeten gebeuren. De oproeping bevat de agenda. Tevens is het aangewezen het ontwerp van jaarrekening en begroting te voegen.
Leden die ten minste 1/20ste van de werkelijke leden vormen kunnen vragen dat agendapunten worden gevoegd.
Naast de goedkeuring van de jaarrekening dient ook de begroting voor het volgende jaar te worden goedgekeurd. Indien de jaarvergadering pas tegen het verstrijken van de 6° maand bijeengeroepen wordt, wordt de begroting goedgekeurd op een moment dat reeds een groot deel van het boekjaar is verlopen en zodoende een groot aantal uitgaven reeds gemaakt.
Om dit te ondervangen (mede vanuit het principe van ‘behoorlijk bestuur’) kan statutair voorzien in 2 algemene vergaderingen : één voor de goedkeuring van de jaarrekening (binnen 6 maanden na afsluiten van het boekjaar) en één voor de goedkeuring van de begroting (die vb. bij het begin van elk boekjaar georganiseerd wordt)
Tags: algemene vergadering, begroting, jaarrekening, vereniging, vzw